Facturation électronique des PME : vos obligations

Cette année, il y a de nombreux changements législatifs qui impactent votre activité. Parmi eux, la fin de l’auto-certification des logiciels de caisse effective depuis le 16 février 2025, et la facturation électronique obligatoire. Cette dernière débutera dès septembre 2026 pour la réception de factures pour les entreprises de toutes tailles, et pour leur émission seulement pour les grandes entreprises. Les PME et micro-entreprises, elles, auront un peu plus de délai pour mettre en place l’émission de factures électroniques pour les transactions commerciales B2B : entrée en vigueur en septembre 2027. Face à ce changement majeur, il est crucial de comprendre ce que cela implique concrètement pour votre activité et de vous y préparer dès maintenant.

KerAwen, votre spécialiste en solution de caisse enregistreuse PrestaShop, vous éclaire sur la facturation électronique, ses obligations, ses bénéfices et les étapes clés pour une transition réussie.

La facturation électronique, c’est quoi concrètement ?

Avant de plonger dans les obligations et les échéances, prenons le temps de définir ce qu’est la facturation électronique. Bien plus qu’une simple facture PDF, il s’agit d’une transformation profonde de vos processus de facturation.

Facturation électronique vs facture papier et facture PDF : quelles différences ?

Facture papier : C’est le format classique, que beaucoup d’entre vous utilisent encore. Vous créez manuellement votre facture, vous l’imprimez, et vous la donnez en main propre ou par courrier. Ce processus prend du temps, est coûteux et peut être source d’erreurs.
Facture PDF simple (non structurée) : C’est un premier pas vers la dématérialisation. Mais, bien que numérique, ce format n’automatise pas le traitement des données et nécessite encore des manipulations manuelles qui nécessitent une intervention humaine. Attention, le PDF simple n’est PAS considéré comme une facture électronique réglementaire.
Facture électronique (structurée) : C’est elle que vous devez mettre en place ! Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée et dans un format structuré (XML, EDI…). Ce format permet un traitement automatique des données, une intégration directe dans les systèmes d’information et une automatisation de vos processus internes.

Les formats structurés : la clé de la facturation électronique réglementaire

L’une des conditions principales à respecter pour être conforme à la nouvelle réglementation, est de créer des factures électroniques sous des formats structurés, tels que le XML (eXtensible Markup Language) et le EDI (Échange de Données Informatisé).

Ces formats structurés sont essentiels car ils permettent :

La lecture automatique des données : Les informations de la facture (montant, TVA, coordonnées…) sont directement exploitables par les logiciels, sans saisie manuelle.
L’automatisation des traitements : Les données s’intègrent facilement dans les logiciels de comptabilité, de gestion de trésorerie, etc.
La conformité légale : Seuls les formats structurés garantissent la conformité avec la réglementation de la facturation électronique.

Facturation électronique : quelles obligations concrètes et quel calendrier pour votre entreprise ?

La mise en place de la facturation électronique se fera progressivement en suivant un calendrier d’application avec des échéances différentes selon la taille de votre entreprise. Le calendrier varie en fonction de la taille de votre entreprise

Votre entreprise est-elle dans la catégorie micro entreprise / PME ou celle des ETI / Grandes Entreprises ?

Pour entrer dans la catégorie des micro-entreprises (dont les auto-entrepreneurs) votre effectif doit être inférieur à 10 personnes et votre chiffre d’affaires ou le total de votre bilan annuel ne doit pas excéder 2 millions d’euros. Une PME, elle, est une entreprise dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total de bilan n’excède pas 43 millions d’euros. Au delà, vous êtes dans la catégorie ETI / Grande Entreprise.

Les 3 dates à retenir pour la facturation électronique

Entrons dans les détails du calendrier progressif pour que vous puissiez anticiper les changements et vous y préparer efficacement :

Première date – le 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises ont l’obligation de pouvoir recevoir les factures électroniques. Vous devez être en capacité de réceptionner les factures électroniques de vos fournisseurs dès cette date. Votre cabinet comptable vous proposera les outils pour recevoir les factures.
Seconde date – le 1er septembre 2026 : Les ETI et les grandes entreprises ont l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Troisième date – le 1 septembre 2027 : les micro entreprises et les PME ont l’obligation d’émettre des factures électroniques.

Ce qu’il faut retenir : Si vous êtes une PME ou une micro-entreprise, vous devrez dès 2026 être en capacité de RECEVOIR des factures électroniques, et dès 2027 d’ÉMETTRE ce type de factures !

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Toutes les PME et micro-entreprises établies en France et réalisant des transactions commerciales B2B sont concernées par la mise en œuvre de la facturation électronique. Quel que soit votre secteur d’activité (commerce de détail, restauration, services…), si vous facturez d’autres entreprises, la nouvelle législation est applicable à votre situation.

Les obligations clés pour la gestion de vos ventes : e-reporting et e-invoicing

La réforme de la facturation électronique repose sur 2 piliers principaux :

L’e-invoicing qui concerne l’émission et la réception de factures électroniques pour les PME
L’e-reporting qui désigne la transmission de certaines données de transactions à l’administration fiscale.

Pour 2027, en tant que PME, vos 3 obligations clés seront donc :

Émettre des factures électroniques (e-invoicing) : Vous devrez établir vos factures pour vos clients professionnels au format électronique structuré (XML ou EDI).
Réceptionner des factures électroniques (e-invoicing) : Vous devrez être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques de vos fournisseurs.
Transmettre des données de facturation (e-reporting) : Vous devrez transmettre certaines données de vos factures à l’administration fiscale.

Bon à savoir : Il est important de noter que l’obligation de réception des factures électroniques entre en vigueur dès 2026 pour toutes les entreprises, y compris les PME et micro-entreprises.

Les bénéfices concrets de la facturation électronique pour votre PME

Vous devez vous y soumettre pour être en règle, mais au-delà de cette obligation réglementaire vous offre de véritables opportunités :

Gain de temps et d’efficacité : En automatisation des tâches répétitives (création, envoi, réception, saisie des factures…), vous traiter les factures plus rapidement et plus efficacement, en libérant du temps pour vous consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts : La facturation électronique vous permet de réduire vos coûts en papier et impression, en stockage des archives, et en coûts indirects liés aux erreurs et aux retards.
Moins d’erreurs et de litiges : En limitant les erreurs de saisies, la facturation électronique vous permet une meilleure relation client et fournisseur.
Amélioration du suivi des paiements et de la trésorerie : Vous optimisez votre gestion financière grâce au suivi en temps réel des statuts des factures (payées, impayées, en retard), à la mise en place d’alertes et de rappels automatiques, et à des prévisions précises qui permettent d’anticiper les flux de trésorerie.
Modernisation et image professionnelle : Adopter la facturation électronique témoigne de votre engagement dans la transformation numérique et valorise votre image auprès de vos clients et partenaires.
Contribution au développement durable : Vous faites un geste pour la planète en réduisant la consommation de papier et votre impact environnemental.

Comment se préparer sereinement à la facturation électronique en 2027 ? Les étapes clés pour votre PME

Comme on dit, le plus tôt c’est le mieux ! Bien que la date du 1er septembre 2027 peut vous sembler lointaine pour émettre des factures électroniques, il est important d’anticiper les changements et de mettre en place cette transition progressivement.

Voici les étapes que nous vous conseillons de suivre pour aborder ce changement en toute sérénité :

1- S’informer et se former

Prenez le temps de vous documenter sur le sujet (comme vous êtes en train de le faire en lisant notre article !). Vous pouvez consulter les sites officiels de l’administration fiscale, les articles de presse spécialisés, les guides pratiques sur la facturation électronique, et participer à des webinars ou formations à ce sujet.

2- Choisir un logiciel de caisse supportant à la fois le e-reporting et le e-invoicing adapté à vos besoins. Assurez-vous que votre logiciel de caisse sera connecté à un PDP certifié. Vérifiez les dates de disponibilités et le coût d’émission des factures.

3- Anticiper : ne vous y prenez pas à la dernière minute !

Attention, le temps file à une allure folle… ne vous laissez pas surprendre par les deadlines réglementaires ! Commencez dès maintenant à vous informer et à vous préparer, testez des solutions de facturation électronique, et mettez en place progressivement les nouveaux processus de facturation.

Logiciel de caisse KerAwen & facturation électronique : un combo gagnant pour votre commerce !

Chez KerAwen, nous sommes très attentifs aux nouvelles normes dans notre secteur et aux enjeux que cela entraîne pour les commerçants. Experts en solutions de caisse omnicanales, nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans cette transition et vous proposer des solutions performantes et conformes.

Nous avons entamé les démarches pour obtenir la certification NF525 de notre logiciel de caisse par Infocert et sommes en train de développer des fonctionnalités de facturation électronique. Nous avons sélectionné notre partenaire PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) qui se chargera de déclarer les informations clés à l’administration fiscale et de transmettre vos factures B2B au PDP sélectionné par chacun de vos clients automatiquement.

En nous choisissant, vous optez pour :

Des solutions complètes et omnicanales : Un seul et même logiciel pour gérer votre caisse, vos stocks, vos clients, votre comptabilité, en magasin et en ligne.
Un logiciel conforme : Nos solutions seront mises à jour pour répondre aux exigences réglementaires d’ e-reporting et e-invoicing dès 2026 et vous garantir une conformité totale.
La simplicité d’utilisation : Notre interface est intuitive et modulable pour faciliter la prise en main et la gestion quotidienne de votre entreprise.
Un accompagnement personnalisé : Notre service client est à votre disposition pour vous informer, vous conseiller et vous accompagner pas à pas dans votre transition vers la facturation électronique.

Ne laissez pas la facturation électronique devenir une contrainte. Avec KerAwen, transformez cette obligation en une opportunité de modernisation, de simplification et de performance pour votre entreprise !

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