Les obligations liées aux caisses enregistreuses

Nous en parlons régulièrement dans notre rubrique actualités : depuis la norme 2018, les commerçants soumis à la TVA doivent s’équiper de caisses enregistreuses certifiées conformes. Alors quelles sont les obligations liées aux caisses enregistreuses ? Que faut-il faire pour être dans la légalité ? On vous redonne ici quelques repères.

Objectif premier : lutter contre la fraude

Votre caisse enregistreuse est soumise aux obligations suivantes :

• d’inaltérabilité : nécessité d’enregistrer les données sans les altérer
• de sécurisation : obligation de les sécuriser
• de conservation : nécessité de les conserver sur une période déterminée
• d’archivage : obligation d’assurer leur intégrité.

En conséquence, une certification est obligatoire pour les logiciels et systèmes de caisse. Et cela depuis la loi entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Si vous disposez d’un logiciel multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, doivent être certifiées.

Alors comment savoir si votre logiciel de caisse est aux normes ? Nous vous avions déjà expliqué dans l’article mentionné ci-après à quel point il est important de vous assurer de la conformité de votre logiciel de caisse : Comment savoir si ma caisse enregistreuse est certifiée ?

Nous avons cependant voulu faire un nouveau zoom sur cette certification obligatoire et préciser quelques points.

Alors, certification ou auto-attestation ?

Pour l’éditeur du logiciel de caisse, il existe deux façons différentes d’attester de la conformité de son produit et de démontrer qu’il est bien conforme à la loi : la certification et l’auto-attestation.

La certification 

Dans ce cas, un tiers confirme la conformité du logiciel de caisse. La certification la plus connue est la NF525 : votre logiciel de caisse est alors certifié conforme à la loi par INFOCERT, une tierce partie qui agit pour le compte d’AFNOR.

Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) peut également délivrer un certificat de conformité, même si cette certification est moins connue que la précédente.

L’attestation

Mais l’éditeur du logiciel de caisse peut aussi émettre une attestation. Un modèle d’attestation individuelle est disponible sur le site des impôts et permet d’affirmer que le logiciel de caisse utilisé répond bien aux quatre grands principes énoncés plus haut.

À KerAwen, bien entendu, tous nos logiciels sont aux normes… Et toute notre équipe se tient à votre disposition pour répondre à vos questions. Alors soyez sereins pour 2021, contactez-nous !

Témoignage sur un logiciel de caisse

Olivier Dervout a ouvert en Bretagne et en Irlande 5 magasins de cigarettes électroniques. Dans cet article, il nous dit pourquoi il utilise et apprécie le logiciel de caisse KerAwen : Logiciel de caisse pour vente de cigarettes électroniques.