Les réflexes pour éviter les erreurs de caisse
Table des matières
Qu’est-ce qu’une erreur de caisse ?
L’erreur de caisse désigne un écart entre le montant que vous devriez normalement avoir en caisse à la fin de la journée, et le montant réel qui s’y trouve.Les causes des erreurs de caisse
Vous avez beau avoir la meilleure volonté du monde et la meilleure équipe qui soit, vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur de caisse. Voici les causes principales à connaître, afin que vous adoptiez les réflexes pour les éviter !1. Les erreurs de saisie
Vous le savez aussi bien que nous : les erreurs de saisie sont les plus courantes ! Qu’elles touchent à un scan erroné où à la saisie du mauvais montant, elles nécessitent une attention accrue pour être évitées.Voici quelques exemples :
- Taper 55,00 € au lieu de 5,50 € ;
- Scanner un produit deux fois au lieu d’une ;
- Oublier de scanner un article.
2. Les erreurs sur le rendu de la monnaie
Lorsque les paiements se font en espèces, il peut arriver que le rendu de monnaie soit incorrect. La somme reversée est alors trop faible ou trop élevée, ce qui est problématique pour votre clientèle comme pour voter groupe !Causes fréquentes :
- Erreur d’inattention ;
- Précipitation ou stress aux heures de pointe ;
- Erreur de calcul ;
- Manque de formation ;
- Problème de monnayeur.
3. Les erreurs lors de la clôture
Au moment de la fermeture de caisse, des écarts peuvent apparaître entre le total théorique et l’argent réel, en raison d’erreurs de calcul. En effet, bien évaluer le montant nécessite d’appliquer cette formule :Solde théorique = Montant à l’ouverture + encaissements – décaissements.
Causes :- Oubli de certains remboursements ou avoirs ;
- Manque de formation ;
- Confusion entre un paiement par carte et un autre en espèces…
4. Les erreurs techniques ou logicielles
Soyons francs : la quasi-totalité des erreurs de caisses sont liées à des causes humaines. Pour autant, il est possible qu’un logiciel obsolète ou mal configuré provoque des incohérences :- Défaillance de synchronisation ou délai entre l’état du stock et celui des caisses ;
- Mauvais calibrage de la TVA ;
- Souci avec les terminaux de paiement.
5. Les fraudes ou détournements volontaires
Nous faisons ici face à une cause heureusement plus rare, mais aussi bien plus grave dans le secteur des erreurs de caisse. Celles-ci sont une forme de vol, qui peut se manifester de plusieurs façons :
-
Prélèvements malveillants ;
-
Création de faux avoirs ou remboursements…
| Type d’erreur | Causes possibles | Comment les éviter ? |
|---|---|---|
| Erreur de saisie |
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| Erreur sur le rendu de la monnaie |
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| Erreur de clôture |
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| Erreur technique ou logicielle |
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| Fraude ou détournement |
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FAQ – Tout comprendre aux erreurs de caisse
Qu’est-ce qu’une erreur de caisse ?
Une erreur de caisse correspond à un écart repéré entre le montant théorique de la caisse (ventes enregistrées) et l’argent réellement présent en fin de journée. Celle-ci peut être négative (manque de fonds) ou positive (excédent d’argent).
Quelles sont les principales causes d’erreurs de caisse ?
Les erreurs de caisse sont souvent souvent dues à l’un de ces facteurs :
- saisies incorrectes de montants ;
- scan en double ou oubli ;
- rendus de monnaie erronés ;
- mauvais calculs lors de la clôture ;
- dysfonctionnements techniques liés aux TPE ou logiciels ;
- vols ou détournements volontaires.
Quelles sont les conséquences des erreurs de caisse ?
Les erreurs de caisse sont responsables de :
- pertes financières ;
- difficultés comptables ;
- climat de méfiance dans l’équipe ;
- suspicion de fraude en cas de contrôle fiscal.
Comment comptabiliser une erreur de caisse ?
L’écart doit être inscrit dans les comptes comptables selon sa nature :
- une erreur de caisse positive est comptabilisée en tant que produit, dans le compte 758 « Produits divers de gestion courante » ;
- une erreur de caisse négative est assimilée à une charge et doit apparaître dans le compte 658, « Charges diverses de gestion courante« .
Erreur de caisse : qui doit payer ?
De manière générale, c’est à l’employeur d’assumer les pertes. Pourquoi ? Parce qu’il est de sa responsabilité de bien former ses employés et de leur fournir les équipements adaptés. Le salarié ne peut donc pas être tenu financièrement responsable, hormis en cas de faute lourde avérée.
Toute retenue sur salaire ou sanction financière est proscrite.
Peut-on effectuer une retenue sur salaire en cas d’erreur de caisse ?
Non ! Si nous reprenons l’article L1331-2 du Code du Travail, c’est formellement interdit. La seule possibilité d’indemnisation doit forcément passer par une décision judiciaire.
Une erreur de caisse peut-elle entraîner un licenciement ?
Oui, mais il n’existe pas de vérité générale à ce sujet. Toute décision doit être prise selon le contexte, et proportionnellement à l’importance de la faute. Ainsi donc, si l’erreur est répétée, intentionnelle ou conséquente, et à partir du moment où l’employeur peut justifier le montant et la responsabilité du salarié, un licenciement pourra être envisagé.
Comment éviter les erreurs de caisse ?
Pour éviter les erreurs de caisse, il est essentiel de :
- former les équipes aux encaissements ;
- bien communiquer pour accroître la confiance ;
- dissuader les salariés de fraude en présentant les conséquences possibles ;
- mettre en place des processus clairs (rendus de monnaie, clôtures de caisse, remboursements, avoirs,…) ;
- utiliser un logiciel de caisse fiable et à jour ;
Qu’est-ce qu’un écart de caisse négatif ?
L’écart de caisse négatif est détecté lorsque le montant en caisse est inférieur à celui qui est attendu, en théorie. Il indique un manque à justifier.
Qu’est-ce qu’un écart de caisse positif ?
L’écart de caisse positif se manifeste par un montant en caisse dépassant le total des ventes. Il peut résulter d’un produit scanné deux fois ou d’un rendu de monnaie trop faible, entre autres.
Que dit le Code du Travail sur les erreurs de caisse ?
Comme nous l’avons évoqué, le Code du Travail proscrit toute sanction financière automatique ou à l’initiative de l’employeur. La responsabilité du salarié ne peut être engagée que s’il a commis une faute lourde ou avec intention de nuire, et sur décision judiciaire.
Une erreur de caisse en faveur du client peut-elle être récupérée ?
Vous pouvez proposer une régularisation si le client se signale. Sinon, vous pouvez le contacter pour lui demander de régulariser la situation.
Quelle solution permet d’éviter la majorité des erreurs de caisse ?
Un logiciel comme KerAwen, conforme à la loi anti-fraude TVA, permet de :
- réduire les manipulations manuelles ;
- détecter les anomalies ;
- mettre à jour en temps réel l’état des stocks ;
- faciliter la clôture de caisse et l’export comptable.
