Cette année, il y a de nombreux changements législatifs qui impactent votre activité. Parmi eux, la fin de l’auto-certification des logiciels de caisse effective depuis le 16 février 2025, et la facturation électronique obligatoire. Cette dernière débutera dès septembre 2026 pour la réception de factures pour les entreprises de toutes tailles, et pour leur émission seulement pour les grandes entreprises. Les PME et micro-entreprises, elles, auront un peu plus de délai pour mettre en place l’émission de factures électroniques pour les transactions commerciales B2B : entrée en vigueur en septembre 2027. Face à ce changement majeur, il est crucial de comprendre ce que cela implique concrètement pour votre activité et de vous y préparer dès maintenant.

KerAwen, votre spécialiste en solution de caisse enregistreuse PrestaShop, vous éclaire sur la facturation électronique, ses obligations, ses bénéfices et les étapes clés pour une transition réussie. 

La facturation électronique, c’est quoi concrètement ? 

Avant de plonger dans les obligations et les échéances, prenons le temps de définir ce qu’est la facturation électronique. Bien plus qu’une simple facture PDF, il s’agit d’une transformation profonde de vos processus de facturation.

Facturation électronique vs facture papier et facture PDF : quelles différences ?

• Facture papier : C’est le format classique, que beaucoup d’entre vous utilisent encore. Vous créez manuellement votre facture, vous l’imprimez, et vous la donnez en main propre ou par courrier. Ce processus prend du temps, est coûteux et peut être source d’erreurs.
• Facture PDF simple (non structurée) : C’est un premier pas vers la dématérialisation. Mais, bien que numérique, ce format n’automatise pas le traitement des données et nécessite encore des manipulations manuelles qui nécessitent une intervention humaine. Attention, le PDF simple n’est PAS considéré comme une facture électronique réglementaire.
• Facture électronique (structurée) : C’est elle que vous devez mettre en place ! Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée et dans un format structuré (XML, EDI…). Ce format permet un traitement automatique des données, une intégration directe dans les systèmes d’information et une automatisation de vos processus internes.

Les formats structurés : la clé de la facturation électronique réglementaire

L’une des conditions principales à respecter pour être conforme à la nouvelle réglementation, est de créer des factures électroniques sous des formats structurés, tels que le XML (eXtensible Markup Language) et le EDI (Échange de Données Informatisé).

Ces formats structurés sont essentiels car ils permettent :

• La lecture automatique des données : Les informations de la facture (montant, TVA, coordonnées…) sont directement exploitables par les logiciels, sans saisie manuelle.
• L’automatisation des traitements : Les données s’intègrent facilement dans les logiciels de comptabilité, de gestion de trésorerie, etc.
• La conformité légale : Seuls les formats structurés garantissent la conformité avec la réglementation de la facturation électronique.

Facturation électronique : quelles obligations concrètes et quel calendrier pour votre entreprise ?

La mise en place de la facturation électronique se fera progressivement en suivant un calendrier d’application avec des échéances différentes selon la taille de votre entreprise. Le calendrier varie en fonction de la taille de votre entreprise

Votre entreprise est-elle dans la catégorie micro entreprise / PME ou celle des ETI / Grandes Entreprises ?

Pour entrer dans la catégorie des micro-entreprises (dont les auto-entrepreneurs) votre effectif doit être inférieur à 10 personnes et votre chiffre d’affaires ou le total de votre bilan annuel ne doit pas excéder 2 millions d’euros. Une PME, elle, est une entreprise dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total de bilan n’excède pas 43 millions d’euros. Au delà, vous êtes dans la catégorie ETI / Grande Entreprise.

Les 3 dates à retenir pour la facturation électronique

Entrons dans les détails du calendrier progressif pour que vous puissiez anticiper les changements et vous y préparer efficacement :

• Première date – le 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises ont l’obligation de pouvoir recevoir les factures électroniques. Vous devez être en capacité de réceptionner les factures électroniques de vos fournisseurs dès cette date. Votre cabinet comptable vous proposera les outils pour recevoir les factures.
• Seconde date – le 1er septembre 2026 : Les ETI et les grandes entreprises ont l’obligation d’émettre des factures électroniques. 
• Troisième date – le 1 septembre 2027 : les micro entreprises et les PME ont l’obligation d’émettre des factures électroniques.

Ce qu’il faut retenir : Si vous êtes une PME ou une micro-entreprise, vous devrez dès 2026 être en capacité de RECEVOIR des factures électroniques, et dès 2027 d’ÉMETTRE ce type de factures !

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Toutes les PME et micro-entreprises établies en France et réalisant des transactions commerciales B2B sont concernées par la mise en œuvre de la facturation électronique. Quel que soit votre secteur d’activité (commerce de détail, restauration, services…), si vous facturez d’autres entreprises, la nouvelle législation est applicable à votre situation.

Les obligations clés pour la gestion de vos ventes : e-reporting et e-invoicing

La réforme de la facturation électronique repose sur 2 piliers principaux :

• L’e-invoicing qui concerne l’émission et la réception de factures électroniques pour les PME 
• L’e-reporting qui désigne la transmission de certaines données de transactions à l’administration fiscale. 

Pour 2027, en tant que PME, vos 3 obligations clés seront donc :

1. Émettre des factures électroniques (e-invoicing) : Vous devrez établir vos factures pour vos clients professionnels au format électronique structuré (XML ou EDI).
2. Réceptionner des factures électroniques (e-invoicing) : Vous devrez être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques de vos fournisseurs.
3. Transmettre des données de facturation (e-reporting) : Vous devrez transmettre certaines données de vos factures à l’administration fiscale.

Bon à savoir : Il est important de noter que l’obligation de réception des factures électroniques entre en vigueur dès 2026 pour toutes les entreprises, y compris les PME et micro-entreprises.

Les bénéfices concrets de la facturation électronique pour votre PME

Vous devez vous y soumettre pour être en règle, mais au-delà de cette obligation réglementaire vous offre de véritables opportunités :

 

• Gain de temps et d’efficacité : En automatisation des tâches répétitives (création, envoi, réception, saisie des factures…), vous traiter les factures plus rapidement et plus efficacement, en libérant du temps pour vous consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des coûts : La facturation électronique vous permet de réduire vos coûts en papier et impression, en stockage des archives, et en coûts indirects liés aux erreurs et aux retards.
• Moins d’erreurs et de litiges : En limitant les erreurs de saisies, la facturation électronique vous permet une meilleure relation client et fournisseur.
• Amélioration du suivi des paiements et de la trésorerie : Vous optimisez votre gestion financière grâce au suivi en temps réel des statuts des factures (payées, impayées, en retard), à la mise en place d’alertes et de rappels automatiques, et à des prévisions précises qui permettent d’anticiper les flux de trésorerie.
• Modernisation et image professionnelle : Adopter la facturation électronique témoigne de votre engagement dans la transformation numérique et valorise votre image auprès de vos clients et partenaires.
• Contribution au développement durable : Vous faites un geste pour la planète en réduisant la consommation de papier et votre impact environnemental.

 

Comment se préparer sereinement à la facturation électronique en 2027 ? Les étapes clés pour votre PME

Comme on dit, le plus tôt c’est le mieux ! Bien que la date du 1er septembre 2027 peut vous sembler lointaine pour émettre des factures électroniques, il est important d’anticiper les changements et de mettre en place cette transition progressivement. 

Voici les étapes que nous vous conseillons de suivre pour aborder ce changement en toute sérénité :

1- S’informer et se former

Prenez le temps de vous documenter sur le sujet (comme vous êtes en train de le faire en lisant notre article !). Vous pouvez consulter les sites officiels de l’administration fiscale, les articles de presse spécialisés, les guides pratiques sur la facturation électronique, et participer à des webinars ou formations à ce sujet.

2- Choisir un logiciel de caisse supportant à la fois le e-reporting et le e-invoicing adapté à vos besoins. Assurez-vous que votre logiciel de caisse sera connecté à un PDP certifié. Vérifiez les dates de disponibilités et le coût d’émission des factures.

3- Anticiper : ne vous y prenez pas à la dernière minute !

Attention, le temps file à une allure folle… ne vous laissez pas surprendre par les deadlines réglementaires ! Commencez dès maintenant à vous informer et à vous préparer, testez des solutions de facturation électronique, et mettez en place progressivement les nouveaux processus de facturation.

Logiciel de caisse KerAwen & facturation électronique : un combo gagnant pour votre commerce !

Chez KerAwen, nous sommes très attentifs aux nouvelles normes dans notre secteur et aux enjeux que cela entraîne pour les commerçants. Experts en solutions de caisse omnicanales, nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans cette transition et vous proposer des solutions performantes et conformes.

Nous avons entamé les démarches pour obtenir la certification NF525 de notre logiciel de caisse par Infocert et sommes en train de développer des fonctionnalités de facturation électronique. Nous avons sélectionné notre partenaire PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) qui se chargera de déclarer les informations clés à l’administration fiscale et de transmettre vos factures B2B au PDP sélectionné par chacun de vos clients automatiquement.

En nous choisissant, vous optez pour :

• Des solutions complètes et omnicanales : Un seul et même logiciel pour gérer votre caisse, vos stocks, vos clients, votre comptabilité, en magasin et en ligne.
• Un logiciel conforme : Nos solutions seront mises à jour pour répondre aux exigences réglementaires d’ e-reporting et e-invoicing  dès 2026 et vous garantir une conformité totale.
• La simplicité d’utilisation : Notre interface est intuitive et modulable pour faciliter la prise en main et la gestion quotidienne de votre entreprise.
• Un accompagnement personnalisé : Notre service client est à votre disposition pour vous informer, vous conseiller et vous accompagner pas à pas dans votre transition vers la facturation électronique.

Ne laissez pas la facturation électronique devenir une contrainte. Avec KerAwen, transformez cette obligation en une opportunité de modernisation, de simplification et de performance pour votre entreprise !

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Le ticket de caisse est une preuve d’achat qu’il ne faut pas confondre avec une facture. Lorsque vous vous équipez d’une caisse enregistreuse, vous pouvez vous demander comment gérer la partie impression du ticket de caisse. Est-il obligatoire d’imprimer un ticket de caisse ? Quelles notions doivent apparaître ? Dans cet article, nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées concernant les tickets de caisse et votre caisse enregistreuse.

 

Caisse enregistreuse : le ticket de caisse est-il obligatoire ?

Le ticket de caisse est en réalité un simple reçu que vous pouvez remettre à chacun de vos clients, soit sous forme papier que vous imprimez, soit par e-mail si votre logiciel de caisse le permet. Il s’agit, en d’autres termes, du récapitulatif des achats effectués.

Comme nous l’indiquions dans notre article « Est-il obligatoire d’imprimer les tickets de caisse ? », depuis le mois de septembre 2020, vous n’êtes plus obligés d’imprimer le ticket de caisse de vos clients pour les achats inférieurs à 25 €.

Vos clients pourront néanmoins en faire la demande.

Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur votre ticket de caisse ?

Votre logiciel de caisse doit être paramétré pour imprimer sur votre ticket de caisse toutes les mentions obligatoires attendues, à savoir :

• La date et l’heure d’émission du ticket de caisse
• Votre nom et adresse
• Les produits vendus
• Le prix à payer en TTC et en HT
• La remise s’il y en a eu une
• Le numéro de la transaction effectuée

Le ticket de caisse est encore majoritairement imprimé, même s’il peut être désormais envoyé par e-mail. Il faut donc penser à vous équiper d’une imprimante pour ticket de caisse.

En tant que commerçant, vous devez conserver un double des tickets de caisse et les archiver pendant deux ans. Le client, quant à lui, doit conserver son ticket de caisse s’il fait office de garantie, en fonction du bien acheté.

À KerAwen, on vous accompagne, on vous conseille et on vous fait des démonstrations gratuites de nos logiciels de caisse et de leurs différentes fonctionnalités. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez nous contacter.

Les agences web sont de plus en plus nombreuses à conseiller le logiciel de caisse KerAwen à leurs clients. Lisez plutôt le témoignage du fondateur de l’agence web PrestaShop… ÉCOMIZ.

En théorie, les caisses enregistreuses ne sont pas « piratables ». Difficile, donc, de trafiquer une caisse enregistreuse ! Mais dans la pratique, tout est envisageable. Depuis le 1er janvier 2018, tout commerçant doit posséder une caisse enregistreuse certifiée. Le logiciel doit être inviolable, et ce, afin de lutter contre la fraude à la TVA. Toutes les caisses enregistreuses respectent désormais les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Frauder semble alors compromis. Petit tour d’horizon sur un vrai sujet.

Trafiquer une caisse enregistreuse – comment ? Pourquoi ?

Avant la loi du 1er janvier 2018, la fraude à la TVA représentait des milliards d’euros chaque année.

En réalisant une fraude à la caisse enregistreuse, les commerçants ne payaient pas la TVA ni l’impôt sur les sociétés. Avec cet argent, ils pouvaient rémunérer une partie des salariés au black, par exemple, ou profiter de la somme non déclarée.

Avant que les logiciels ne soient certifiés et strictement sécurisés, il était possible de se munir d’un logiciel illégal qui permettait d’effacer les ventes payées en espèces après leur enregistrement. Avec ce type de logiciel, environ 30 % des ventes en espèces étaient dissimulées à l’État.
Face à une telle situation, l’État a pris des mesures, et dans le cadre de la loi de finances, il a généralisé l’emploi des logiciels de caisse certifiés, exposant les commerçants contrevenants à une amende de 7 500 € en cas de contrôle, renouvelable tous les 60 jours, jusqu’à l’acquisition d’une caisse conforme à la loi.

De quoi faire réfléchir les commerçants assujettis à la TVA. Mais qu’en est-il aujourd’hui ?

Les caisses enregistreuses certifiées : peut-on frauder ?

Les caisses enregistreuses sont certifiées conformes par un organisme agréé. Deux certifications sont aujourd’hui reconnues :

• La norme NF525 qui répond aux principes « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, en vue du contrôle de l’administration fiscale ».
• La norme LNE, répondant elle aussi aux exigences en vigueur.

À l’heure actuelle, l’obligation de certification, les contrôles fréquents et les sanctions élevées limitent drastiquement la fraude à la TVA et l’envie de trafiquer une caisse enregistreuse. Il est devenu d’ailleurs quasiment impossible de trafiquer ces nouvelles caisses enregistreuses. Cela s’avère bien trop complexe !

Les caisses dites « permissives », que l’on trouvait sur le marché avant l’entrée en vigueur de la loi de finances du 1er janvier 2018, pouvaient être modifiées pour camoufler une partie des transactions, comme nous l’avons vu plus haut.

Faire du black avec sa caisse enregistreuse devient bien compliqué. Nous vous en parlions aussi dans cet article : Caisse enregistreuse, est-il possible de faire du black ? Et il est encore plus complexe de trafiquer les logiciels en circulation depuis la norme 2018. Mieux vaut donc, finalement, rester dans le cadre de la loi plutôt que prendre des risques inutiles.

Et avec les logiciels de caisse certifiés KerAwen, demeurer dans le plus strict respect de la loi devient d’autant plus profitable que ces logiciels vous amènent à gagner beaucoup de temps, à accroître votre productivité, votre clientèle, votre chiffre d’affaires.

 

Cela vous intéressera sûrement… Voici un article qui vous parle de la KBox, mini-ordinateur Linux, et vous donnera donc une vraie astuce pour avoir un matériel de caisse complet, performant, et très peu coûteux : Grâce à la KBox, la caisse enregistreuse la moins chère du monde.

Nous en parlons régulièrement, mais depuis la loi du 1er janvier 2018, la législation concernant les systèmes d’encaissement est beaucoup plus stricte. Ceci afin de lutter contre la fraude à la TVA.

On refait un point sur les caisses enregistreuses obligatoires et les personnes concernées.

Caisse enregistreuse obligatoire : êtes-vous concerné ?

Tous les systèmes d’encaissement doivent désormais  respecter la nouvelle législation en vigueur. Leur sécurisation devient également nécessaire.

Tous les commerçants soumis à la TVA sont donc dans l’obligation de respecter ces règles. En cas d’infraction, ils risquent de se voir infliger une amende de 7 500 euros. Et ils auront de toute manière l’obligation de s’équiper dans les 60 jours.

Dès lors que vous devez utiliser un système de caisse enregistreuse pour vos paiements, vous devez également utiliser un logiciel de caisse sécurisé, répondant à des normes précises. Archivage et sécurisation des données sont à l’ordre du jour.

Caisse enregistreuse obligatoire : comment vous équiper ?

Choisissez une caisse enregistreuse fiable, un logiciel de caisse fiable, respectant les normes européennes, et ayant un certificat de conformité.

Cette certification est la preuve que les équipements fournis respectent les conditions suivantes :

• L’inaltérabilité : enregistrement de toutes les données sans qu’elles puissent être altérées
• La sécurisation : les données doivent être sécurisées
• La conservation : nécessité de conserver les données sur une période déterminée
• L’archivage : une période d’archivage est prévue et l’intégrité des données doit être conservée.

Ensuite, identifiez votre besoin et vos attentes : choisissez un matériel qui répond à votre activité.

À KerAwen, nous proposons du matériel et des logiciels de qualité avec différentes formules en fonction de vos attentes : nos formules et nos offres.

Nos logiciels de caisse sont conformes à la norme de 2018, et nous pouvons vous accompagner et vous guider dans vos choix.

Contactez-nous, nous sommes là pour vous accompagner.

 

À lire aussi : Nouvelle réglementation des logiciels de caisse…Tout savoir sur la NF 525 !

Vous recherchez des témoignages client liés au logiciel de caisse KerAwen ? Vous en trouverez beaucoup en flânant sur ce blog, dont celui-ci : Logiciel de caisse et matériel de vape, le choix de Cigatec.