Logiciels de caisse, obligations et exceptions

Les logiciels de caisse concernent l’ensemble des systèmes informatiques proposant une fonction de caisse enregistreuse. Ils permettent d’enregistrer – de manière extra-comptable – l’ensemble des paiements relatifs aux ventes et prestations de services en relation avec l’activité des professionnels. Ces solutions de gestion de caisse gardent en mémoire les données relatives aux transactions qui ne génèrent pas nécessairement d’écriture comptable.

Logiciels de caisse, obligations

La loi de finances mise en place en 2018 prévoit de renforcer les certifications des logiciels de caisse.

Tout professionnel utilisant une solution de gestion de caisse doit désormais être en mesure de présenter un certificat de conformité. Celui-ci doit être demandé au fournisseur. Les certificats doivent respecter quatre principes.

Tout d’abord un principe d’inaltérabilité des données relatives aux règlements enregistrés. Le document doit certifier un principe de sécurité en termes de conservation des données d’origine. Ce document doit inclure les modifications et les pièces justificatives.

La solution de gestion de caisse doit aussi respecter un principe de conservation en clôturant les données sur une période donnée. Enfin, il doit être certifié que le logiciel respecte une condition d’archivage des données figées et datées. Il garantit ainsi l’intégrité des informations.

Logiciel de caisse, qui est concerné ?

Si la loi de finances 2018 n’impose à personne l’utilisation d’un logiciel de caisse, elle oblige tout commerçant assujetti à la TVA et utilisant une caisse enregistreuse à présenter un document de certification. Cette obligation concerne tous les secteurs d’activité et tous les commerçants, y compris les e-commerçants. Alors autant choisir une bonne caisse enregistreuse certifiée…

Néanmoins, certaines exceptions demeurent.

Ainsi, les professionnels qui réalisent uniquement des transactions avec d’autres professionnels ne sont pas dans l’obligation de présenter un certificat. Ne sont pas concernés non plus les professionnels dont toutes les transactions sont exonérées de TVA, ceux bénéficiant d’une franchise en base de TVA ou du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole. Cette absence d’obligation concerne enfin les professionnels réalisant l’intégralité de leurs paiements avec intermédiation directe d’un établissement de crédit.

Et n’oublions pas que pour ces logiciels de caisse, obligations riment aussi avec « sanctions » ! Tout professionnel concerné par les obligations de certification n’ayant volontairement pas réalisé les démarches de mise en conformité est susceptible d’une amende de 7 500 €

Les logiciels de caisse KerAwen, en plus d’être intuitifs, nomades et puissants, sont des logiciels de caisse conformes à la norme 2018. Choisir nos logiciels c’est la garantie de la sécurité !

Et les nouvelles réglementations de 2020 concernant les tickets de caisse ? Les connaissez-vous ? C’est ici : Caisse enregistreuse, est-il obligatoire d’imprimer les tickets de caisse ?